Imagina que eres un exportador muy ocupado y, sin querer, emitiste dos órdenes distintas para el mismo cliente con el mismo número de PI, por ejemplo “ABC003”. El cliente, al darse cuenta al hacer el pago, tuvo la idea de agregar en los conceptos “ABC003 XXX” y “ABC003 YYY” para diferenciarlas. Cuando revisas el estado de cuenta bancario te das cuenta: la primera orden ya fue enviada y el número de PI no se puede cambiar, así que solo te queda renombrar rápidamente el PI de la segunda orden a “ABC003-YYY”. Ahora estás un poco preocupado: ?esto le causará algún problema al cliente?

?No te pongas tan nervioso! El cliente ya hizo la distinción al realizar el pago, lo que demuestra que es muy cuidadoso y dispuesto a colaborar. Mientras su contabilidad interna pueda identificar ambos depósitos y, al desaduanar y retirar la mercancía, puedan emparejar los números de documento, normalmente no habrá problema. Lo esencial es que tu lado asegure que todos los documentos del segundo pedido —como la factura comercial y la declaración de aduana— utilicen de manera uniforme “ABC003-YYY”; así, cuando el cliente los reciba, no le parecerá confuso.

Este problema es en realidad muy sencillo. Dado que el número de PI del segundo pedido ya se cambió a “ABC003-YYY”, entonces, por supuesto, el campo de contrato en la factura comercial también debe decir “ABC003-YYY”. ?Por qué? Porque en el comercio internacional ?la consistencia documental es la regla de oro! Desde el PI hasta la factura y el conocimiento de embarque, si los números no coinciden, la aduana puede poner reparos y el cliente puede quedarse perplejo. Así que no lo dudes: pon directamente “ABC003-YYY” y deja los documentos limpios y claros.

Mi recomendación es: comunícate de manera proactiva con el cliente y envíale la PI actualizada. Después de todo, al momento de hacer el pago ya distinguieron los pedidos por ti, lo que demuestra que están colaborando. Al enviar una nueva PI, proyectas profesionalismo y evitas posibles malentendidos en el futuro. Redacta un correo breve explicando: “Notamos que el número de PI estaba duplicado; para evitar confusiones, hemos actualizado el segundo pedido como ABC003-YYY. Adjuntamos la nueva PI para su referencia.” Así de simple: cortés y sin complicaciones.

En cuanto a reembolsar y volver a cobrar? Es poco probable. El cliente ya ha pagado y el pedido está en proceso; devolver el dinero y repetir el pago sería una molestia para ambas partes. Mientras los documentos posteriores estén en orden, no deberían complicarse la vida de esa manera.

En realidad, que se repita el número de PI no es algo raro en el círculo de las exportaciones. Algunos colegas han enfrentado situaciones similares: directamente a?aden “-001”, “-002” detrás del número de PI para diferenciarlos, o simplemente generan uno nuevo. Mientras el cliente y el banco coincidan, y la mercancía y los documentos sean consistentes, el negocio no se ve afectado. Como dice alguien: “Los extranjeros ya lo distinguen, así que seguro no hay problema”. Esta vez el cliente te ayudó a “redondear” la situación; ?tómatelo como una peque?a lección!

Aunque la duplicación del número de PI solo fue un peque?o malentendido, también nos recuerda que, en el negocio de exportación, hay que vigilar cada dígito en los documentos. Desde la PI hasta la factura comercial y el trámite aduanero, ser minucioso nunca está de más. Esta vez el cliente colaboró muy bien, pero la próxima no contemos con la suerte. Al hacer la PI, echemos un segundo vistazo al número y no dejemos que una peque?a negligencia estorbe el progreso.